میزان کار مفید مدیریت سازمانی و کارکنان اداری در کنگان چقدر است؟

ضمن  گرامیداشت خاطره ی  شهیدان رجائی و باهنر،  هفته ی  دولت را به دولتمردان تبریک عرض می کنم.

گزارش یک روزنامه نگار از صحنه مدیریتی یک کارخانه در” ژاپن ”  : …. به قدم زدن به بین ردیف  میز کارها و مکث دیدن و شنیدن توضیحات پرداختم  .   دخترانی  با لباسی ساده وآراسته اما بدون آرایش   به نصب  وترکیب قطعات الکترونیکی ظریف وحساس  مشغول بودند ..  از راهنمای خود پرسیدم : طفلکی ها بدون آب و استراحت ؟

–  این خانم ها ساعات کار خاص خود را دارند…. در لغت نامه ی ما و چینی ها چیزی بنام تعطیلات آخر هفته هم وجود ندارد!  آنها پس از پایان ساعات کار به استراحت می پردازند. در واقع آنها در حال حاضر به زندگی با تمام  معایب  وضعیت موجود در شرایط فوق عادت کرده اند!

در یک کارخانه  ( میتسوبیشی )  دختر خانمی دیدم که یک نوار پهن  در بازوی او مانند آنچه کاپیتان تیم فوتبال به بازوی خود  بسته است. از راهنما پرسیدم ، ماجرا چیست ؟ آیا او کاپیتان تیم است.

–  نه  !  اگر او یا همکارانش سوال یا شکایتی داشته باشند هرکدام می توانند  به منظور جلب توجه  مدیر و طرح موضوع ، آن بازوبند را  نصب می کنند. هنگامی که اشکال مورد نظر برطرف شد ان  نوار را کنار می گذارد و این روند بدون کوچکترین جنجال و ضایع شدن وقت و یا بی توجهی به کارمند و یا بدون  لحاظ دخالت عوامل دیگر سپری می شود   .. و مدیریت  به شکایت  و اشکال مطرح شده بسرعت رسیدگی می کند. این دست نظم سیستماتیک ” آورده” اول مدیریت سازمانی ،اداری وشرکتی درآن کشور است” …

ما وقتی می خواهیم مقایسه ی  مرتبط انجام بدهیم : می گوئیم که ما همه چیز داریم : کار، دانش، انرژی، صبر، نظم و انضباط و کیفیت، و تنها  موردی بسیار ساده   می ماند که همان مدیریت است  و دقیقا   وقتی می خواهیم  به چگونه   سازماندهی  و به اراده  اداره ی قوی در یک تعادل سازمانی کامل برسیم،  ناگهان بنا به دلایلی هر بار در عمل آنرا به عقب می اندازیم !

اما در این پروسه مراحلی که کمتر به آن توجه می شود  :۱٫ سازماندهی عوامل اجرائی ۲ سازماندهی عناصر  مهم و انتظارات عملکردی و شرح وظایف  ۳ .    دقت بر اصول تنظیم مقررات موجود و…

اهداف سازمانی: مدیریت  سازمانی  با اشرافی که  بر ساختار سازمان و ابعاد عملکرد کارکنان، با تعیین اهداف و  ارزیابی فعالیت ها جنبه های توزیع کار، ارائه خدمات و سرویس دهی  به مردم را  با توجه به نقش خود و تحت مسئولیت  خود داشته  و به ارزشیابی نهائی می پردازد در بر می گیرد تا ضمن اداره ماموریت محوله به بهترین شکل رضایت مطلوب شهروندان را فراهم کند.

در این مرحله باید پرسید در خصوص چگونگی انجام موارد اداری مورد نظر در شهرستان  و بررسی گوشه و کنار اظهارات نارضایتی برخی از ارباب رجوعان همواره حرف و  حدیث ها و گله های فراوانی  چه راهکاری بوده  و هست؟

برای مثال در یکی از ادارات پر مراجعه شهر ما یعنی” اداره ی ثبت و اسناد  کنگان” که با توجه به حساسیت فرایند انجام امور حقوقی، روند یک  ارجاع  در برخی موارد معمولی با پیچ و خم های طولانی باعث آزردگی خاطر بسیاری از شهروندان را فراهم می آورد … که قابل اهتمام و بررسی است: چندی قبل بخاطر موردی آنجا مراجعه داشتم … مادر سالمندی از سر عجز و درماندگی مراجعات مکرر که برای تفکیک یک قطعه زمین مسکونی آنجا حاضر شده بود می گفت : من زمینم را دو قسمت کرده ام؛ یک قسمت را برای حسینیه وقف کرده ام .. بعضی از امام حسین (ع) هم نمی ترسند؟! و قرار بوده که برایم تفکیک کنند  ولی اکنون یکسال می شود که می روم و می آیم ولی نتیجه نگرفته ام ( قبل از مدیریت جدید آن اداره) . اکنون که رئیس آن اداره ظاهراً در دو سه مقطع پیش از این پابه پای فرمانداری فعلی شهرمان در دو شهرستان  سابق  همراه بوده  تا  اکنون  که به کنگان رسیده است. جا دارد که نارضایتی ها در این عرصه به حداقل برسد. و قانون ابزار دفاع ضعیف در برابر قوی محسوب شود و نه عکس آن… و اگر می خواهیم واقعاً به تکریم ارباب رجوع بها بدهیم و به مطالبات شهروندی بپردازیم چاره ی نیست که  در مسیر ایفاد حقوق ارباب رجوع را  در دو قالب علت سقوط و صعودش مطالعه کنیم و پاسخگو باشیم همینطور در برخی ادارات دیگر…  تعمیم دهیم….

بدین ترتیب روشن است،  در غیر اینصورت اگر به ویژه کسانی از سوی مفاصل مهم اداری، و افرادی که  در بوروکراسی دولتی  تاثیر گذار هستند در روند بهبود انجام امور ، مانع  یا  اعمال سلیقه ی صورت گیرد  آنها  نه تنها به اهداف سازمانی  بلکه به منافع عموم آسیب  رسانده اند  یا بدنبال تسلط   محلی یا به خاطر مکانیسم کاری قصدی جز به زانو درآوردن شهروند و ایجاد صف نوبت های طولانی فرسایش دهنده  جهت دستیابی به اغراض خاص ندارند و یا از وظیفه ی خود  آگاه نیستند؟

از پدیده ای که برای  این شهر ستان و شهروندان آن  بسیار ناعادلانه و نارضایتی آور است همان رویه ی است که در سطور پیشین ذکرش رفت و تبعاتش را لمس می کنیم.

نکته ی دیگر اینکه  این شکل  روند اداری   پدیده ی جدید نیست  بلکه ریشه  در عوامل مختلف زمانی و انسانی دارد که تا به امروز تحت ضعف عدم نظارت  گسترده  و موثر ادامه یافته است. در واقع به شعار “اول مردم” بی توجهی شده و رفته رفته تبدیل به معضلی سازمان یافته شده  تا بسیاری از مردم در آخر صف قرار گیرند!

اجرای قوانین بازدارنده  و اعمال راهکارهای جدی نظارتی ضروری است.

باید برای تقویت این راه حل  به  توسعه ی مناسب ساز و کارها ی هوشمند هدفمند،  تشدید نظارت و به مهم ترین بخش آن یعنی  بیدار کردن  برخی کارمندان  منفعل از خواب عمیق  و مشارکت کارکنان در ارتقاء  خود آموزی  و درونی کردن اجرای وظایف و درگیر کرد مدیران با چالش های فرا رو بمنظور رفع آنها  و حضور مستقیم  و مسمر آنان  در میان مردم  برای حل مشکلات و اعلام آمادگی در افزایش توانمندی  خود در تعامل با شهروندان  و تلاش برای پوشش دادن نقاط ضعف و درک بیشتر واقعیتها بسیار می تواند در رضایت مندی  مردم اثر گذار باشد، در دستور کار قرار داد.

باید در زمینه ی افزایش رصد کاربردی و زمان بندی شده  و استقرار بموقع  بازرسان و ناظرین و اعمال اقدامات تنبیهی بازدارنده در برابر سو استفاده کننده گان از جایگاههای اداری، و فعال شدن  خطوط ارتباطی  برای برقراری ارتباط مسئولانه  در مدار” شهروند پرسشگر و مسئول پاسخگو  “و   فعال کردن رسانه های  مطالبه گر واقعی  و نظر سنجی منظم از شهروندان نیز در ارتقاء تعاملی خدمات رسانی تلاشی بیشتر داشته باشیم.

عبدامجید اورا